Worum geht es?
Wir sehen die Erstellung von Pflichenheften als eine Dienstleistung an. Mit dieser Dienstleistung sollen Informationen übermittelt bzw. verkauft werden. Der Kunde hat daher Anspruch darauf, dass die zu übermittelnden Informationen für ihn so leicht wie möglich konsumierbar sind. Neben einer gut strukturierten textlichen Aufbereitung der Informationen zeichnet sich ein gutes Pflichtenheft auch durch eine gute Visualisierung der beschriebenen Vorgänge aus. Zudem sollte eine Sprache gewählt werden, die der Zielgruppe gerecht wird (kein EDV-Chinesisch usw.).

In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass weniger meistens mehr ist. Kunden lassen sich zwar von der Dicke eines Pflichtenheftes beeindrucken. Jedoch weicht dieser Eindruck spätestens dann reinem Entsetzen, wenn die ganze Dokumentation gelesen und bewertet werden muss. Daher können wir nur anraten, komplexe Themenbereiche auf separate Dokumente zu verteilen.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass ca. 60-80 Seiten die psychologische Grenze dessen sind, was ein Mitarbeiter der Fachabteilung (der, der alles lesen muss) noch als überschaubar ansieht. Dem gegenüber sieht die Geschäftsleitung gerne viel Papier (die müssen es ja meistens nicht lesen). Dieses Spannungsverhältnis lässt sich durch verschiedene Dokumente leicht lösen.

Eine Möglichkeit, ein Pflichtenheft einer breiten Leserschaft präsentieren zu können, ist die Beschreibung zielgruppenorientiert aufzubauen.

Was bringt es?
Mit dieser Form der Dokumentenorganisation besteht die Möglichkeit, vom Anwender bis hin zur Geschäftsführung über alle Hierarchiestufen hinweg mit einem Dokument zu arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass nicht unterschiedliche Dokumente gepflegt und administriert werden müssen.
Um jeder Zielgruppe gerecht zu werden, hat sich folgende Grundstruktur bewährt:

Grobablauf
Worum geht es ?
Darstellung des Gesamtumfangs des im Pflichtenheft abzuhandelnden Themas.

Was bringt es?
Jeder Leser hat so die Möglichkeit, sich in knapper Form über das Thema der Dokumentation zu informieren. So soll verhindert werden, dass erst viele Seiten durchgelesen werden müssen, um dann festzustellen, dass das Thema für ihn leider nicht interessant ist.
Zielgruppe: Geschäftsleitung, Abteilungsleitung, Fachabteilung

Das Verhältnis zwischen Text und Grafik sollte ungefähr 90% Grafik und 10% Text betragen. Am besten ganz auf Text verzichten. Hierbei sollte, wenn möglich folgendes beherzigt werden:

Manager haben keine Daumen !
Wer keine Daumen hat kann nicht blättern...
Aus diesem Grunde nicht mehr als eine Seite für den Grobablauf.

Teilablauf
Worum geht es ?
Detailiertere Darstellung der im Grobablauf dargestellten Informationen.

Was bringt es ?
Der Grobablauf macht nur sehr oberflächliche Aussagen zu den einzelnen Teilabläufen. Aus diesem Grunde muss in der Darstellung der Teilabläufe eine detailliertere Sichtweise gegeben werden. Wichtig ist hierbei, den Bezug zum Grobablauf zu erhalten. Jeder Teilablauf muss eindeutig dem Grobablauf zugeordnet werden können.
Zielgruppe: Abteilungsleitung, Fachabteilung

Detailbeschreibung
Worum geht es ?
Detaillierte Darstellung der im Pflichtenheft abzuhandelnden Vorgänge bzw. Abläufe.

Was bringt es ?
Die Detailbeschreibung ist das "Fleisch" im Pflichtenheft. Während der Grob- und Teilablauf nur einen Überblick über die Abläufe geben. Die Ausarbeitung des Detailablaufs hat maßgeblichen Anteil daran, wie die Qualität der programmtechnischen Umsetzung wird.
Zielgruppe: Fachabteilung

Die zielgruppenorienterte Beschreibung als Gliederungshilfe im gesamten Pflichtenheft: