Gerade im Bereich der EDV ist der Faktor Zeit mit besonderer Aufmerksamkeit belegt. Aus diesem Grunde ist es bei der Pflichtenhefterstellung wichtig, Ergebnisse möglichst schnell und rationell zu erarbeiten. Eine einfache und effektive Art eine Besprechung zu strukturieren, ist die Erarbeitung einer Agenda. Diese an sich selbstverständliche Vorarbeit als Vorbereitung auf eine Besprechung fehlt in der Praxis immer noch sehr häufig.

Als Grund für die fehlende Vorbereitung wird zumeist mangelnde Zeit angeführt. Eigentlich eine paradoxe Argumentation. Auf der einen Seite wird die Zeit gespart, die zur Ausarbeitung einer Agenda benötigt wird. Auf der anderen Seite wird wesentlich mehr Zeit in dieser nicht vorbereitenden Besprechung durch eine unstrukturierte Vorgehensweise verschwendet.

Die Agenda ist eine der Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Besprechung!

Was bringt es?
Besprechungen, die mit Hilfe einer aussagekräftigen Agenda vorbereitet werden bieten viele Vorteile.

Dem Kunden wird es durch eine vorgegebene Struktur erleichtert, sich auf die wesentlichen Punkte des Themas zu beschränken. Gerade im Zusammenspiel zwischen Fachabteilung und EDV kommt es durch die unterschiedlichen Sichtweisen der Dinge oft genug zu den sogenannten „Grundsatzdiskussionen“.

Im Verlauf der Pflichtenhefterstellung wird durch diese Form der Vorbereitung von Besprechungen die Qualität der Arbeitsergebnisse steigen. Zudem wird durch die Vorbereitung der Teilnehmer der Aufwand an Besprechungszeit deutlich verringert.

Dem Autor des Pflichtenheftes wird es durch effektive Sitzungen erleichtert, die erarbeiteten Ergebnisse in seiner Ausarbeitung umzusetzen. Zudem wird es dem Moderator der Sitzung durch die Struktur der Agenda leichter fallen, den vorgegebenen Rahmen der Besprechung nicht aus den Augen zu verlieren.

Eine strukturiert durchgeführte Besprechung erzeugt auch zumeist strukturierte Ergebnisse. Diese Situation erleichtert es dem Protokollanten die Ergebnisse der Besprechung in einem Protokoll schnell zusammenzufassen.

Damit eine Agenda den notwendigen Nutzen bringt sollten die nachfolgenden Punkte beachtet werden.

Allen Teilnehmern einer Besprechung ermöglicht eine Agenda sich auf den Termin vorzubereiten. Stellen Sie die Agenda für eine Besprechung daher den Teilnehmern frühzeitig zur Verfügung. Es bringt überhaupt nichts, wenn erst zu Beginn einer Besprechung die Teilnehmer mit der Agenda „überrascht“ werden. Die Effektivität der Besprechung ist damit massiv gefährdet. Ein Hauptteil der Zeit wird dann damit verschwendet, dass sich die Teilnehmer während der Sitzung erst einmal konsolidieren müssen.

Eine Agenda ist keine detaillierte Ausarbeitung! Eine Agenda soll bei einer Besprechung als roter Faden dienen. Aus diesem Grunde sollten die angesprochenen Themen und die zu erreichenden Ziele nur als Überschriften und nicht als ausformulierte Sätze dargestellt werden. Vor diesem Hintergrund sollte auch der Umfang einer Agenda nur eine Seite umfassen.

Wie wird es gemacht?
Eine Agenda wird in zwei Schritten erstellt. Im ersten Schritt wird der inhaltliche Teil erarbeitet. Im zweiten Schritt werden dann die Inhalte formal aufbereitet. Neben der Struktur der Agenda müssen auch hier die Gestaltungsrichtlinien, die für die gesamten Unterlagen des Pflichtenheftes festgelegt worden sind, beachtet werden. Aus diesem Grunde wird in der weiteren Beschreibung auch nicht mehr auf die Seitenformatierung bzw. die Inhalte der Kopf- und Fußzeilen eingegangen. Schlagen Sie hierzu bitte im Kapitel Technische Anmerkungen nach.

Nachfolgend eine schematische Darstellung der beiden Schritte.