Wie wird es gemacht?
Die Inhalte einer Agenda werden mit Hilfe eines einfachen Schemas erarbeitet. Nachfolgend sind die einzelnen Schritte aufgeführt.

Aufgabe oder Problemstellung definieren
Bevor eine gemeinsame Besprechung zusammengerufen wird, muss als erste Maßnahme die zu diskutierende Aufgabe genau definiert werden. Dazu sind Antworten auf die folgenden Fragen notwendig:

Was ist genau das Problem?
Welche Aufgabe muss gelöst werden?

Diese beiden Fragen bilden den Ausgangspunkt für die Erstellung einer Agenda. Es ist daher unerlässliche diesen Punkt sehr sorgfältig zu bearbeiten, da alle weiteren Schritte hierauf aufbauen.

Beispiel:
Situation
Das Team hat in einer der letzten Sitzungen die Anforderungen an eine neue Wareneingangsabwicklung in dem bestehenden Warenwirtschaftssystem definiert. Der Autor des Pflichtenheftes hat hierfür jetzt ein Grobkonzept entwickelt.

Zu lösende Aufgabe
Das neue Konzept liegt in einer ersten Grobfassung vor und muss vor der weiteren Verfeinerung mit den Teammitgliedern diskutiert werden. Zudem müssen in verschiedenen Teilbereichen nun weitere Entscheidungen getroffen werden. Dieser Bedarf an weiteren Entscheidungen ist bei der Erarbeitung des Grobkonzeptes aufgekommen.

Ziele definieren
Aus der Aufgabenstellung leiten sich nun die Ziele ab, die in der kommenden Besprechung erreicht werden sollen. Die Definition von Zielen ist notwendig, um den Erfolg einer Besprechung beurteilen zu können. Ohne definierte Ziele ist der Erfolg einer Besprechung gefährdet! Zur Definition dieser Ziele wird nach Antworten auf die folgende Frage gesucht:

Was soll nach Beendigung der Besprechung erreicht worden sein?

Auf Basis der zu lösenden Aufgabenstellung werden die Ziele definiert, die eine weitere Ausarbeitung des Pflichtenheftes ermöglichen.

Beispiel:
Zu lösende Aufgabe
Das neue Konzept liegt in einer ersten Grobfassung vor und muss vor der weiteren Verfeinerung mit den Teammitgliedern diskutiert werden.

Daraus abgeleitete Ziele
Gemeinsame Verabschiedung des Konzeptes für die Realisierung des neuen Wareneingangs

Zu lösende Aufgabe
Zudem müssen in verschiedenen Teilbereichen nun weitere Entscheidungen getroffen werden. Dieser Bedarf an weiteren Entscheidungen ist bei der Erarbeitung des Grobkonzeptes aufgekommen. Speziell bei dem Ablauf der neuen Mengenkontrolle und der Anbindung an das bestehende Lagerverwaltungssystem sind noch Fragen offen.

Daraus abgeleitete Ziele
Abstimmung über Leistungsumfang und Zielsetzung der neuen Mengenkontrolle
Definition des Integrationsgrades zwischen Mengenkontrolle und Lagersteuerung

Themenliste erstellen
Zur Erreichung der definierten Ziele müssen bestimmte Punkte besprochen werden. Hier werden Antworten auf die folgende Frage definiert:

Welche Themen müssen besprochen werden,
damit die gesetzten Ziele erreicht werden können?

Beispiel:
Definierte Ziele
Gemeinsame Verabschiedung des Konzeptes für die Realisierung des neuen Wareneingangs

Daraus abgeleitete zu besprechende Themen

• Vorstellung des neuen Gesamtkonzeptes Wareneingang
  * Klärung der offenen Fragen
  - Grundsätzliche Fragen zum Konzept/Ablauf
  - Besprechung der offenen Fragen im Konzept

Definierte Ziele

Abstimmung über Leistungsumfang und Zielsetzung der neuen Mengenkontrolle
Definition des Integrationsgrades zwischen Mengenkontrolle und Lagersteuerung

Daraus abgeleitete zu besprechende Themen

• Die neue Mengenkontrolle im Wareneingang
  - Vorstellung eines ersten Grobkonzeptes
  - Möglichkeiten der Integration in die jetzige Lagersteuerung

Teilnehmer festlegen
Für eine erfolgreiche Besprechung ist neben einer guten thematischen Strukturierung der richtige Teilnehmerkreis wichtig. Hierbei handelt es u. U. nicht nur die direkt betroffenen Mitglieder des Teams, die bei der Pflichtenhefterstellung direkt mitarbeiten.

Wer referiert über die zu behandelnden Themen?
Wer kann helfen, die gesteckten Ziele zu erreichen?
Wer muss zusätzlich informiert werden?

Beispiel:
zu besprechende Themen

• Vorstellung des neuen Gesamtkonzeptes Wareneingang
• Klärung der offenen Fragen
  - Grundsätzliche Fragen zum Konzept/Ablauf
  - Besprechung der offenen Fragen im Konzept

daraus abgeleiteter Teilnehmerkreis
Wer referiert?
Herr Mahr      (Er hat das Grobkonzept geschrieben.)

Wer soll mitarbeiten?
Herr Zulauf     (Er hat die Grobkonzeption aus dem Bereich Organisation mit begleitet.)
Frau Keil        (Sie hat den fachlichen Input für die Grobkonzeption aus dem Bereich Logistik gegeben.)

Wer muss informiert werden? (Oder dabei sein, um evtl. Entscheidungen zu treffen?)
Herr Braun     (Er ist für den Bereich der Entwicklung innerhalb der Warenwirtschaft zuständig.)
Herr Klein      (Er ist der Gesamtverantwortliche für den Bereich Logistik.)

zu besprechende Themen

• Die neue Mengenkontrolle im Wareneingang
  - Vorstellung eines ersten Grobkonzeptes
  - Möglichkeiten der Integration in die jetzige Lagersteuerung

daraus abgeleiteter Teilnehmerkreis
Wer referiert?
Herr Mahr      (Er hat das Grobkonzept geschrieben.)

Wer soll mitarbeiten?
Herr Zulauf     (Er hat die Grobkonzeption aus dem Bereich Organisation mit begleitet.)
Frau Keil        (Sie hat den fachlichen Input für die Grobkonzeption aus dem Bereich Logistik gegeben.)

Wer muss informiert werden? (Oder dabei sein, um evtl. Entscheidungen zu treffen?)
Herr Klein      (Er ist der Gesamtverantwortliche für den Bereich Logistik.)
Herr Zulauf     (Seine Firma YXZ GmbH betreut das aktuell eingesetzte Lagersteuerungssystem.)