Worum geht es?
Ein altes Sprichwort sagt: „Wer schreibt der bleibt.“ Diese „Weisheit“ ist gerade im Bereich der Softwareentwicklung ein nicht zu vernachlässigender Sachverhalt. Vielfach werden Gelder verschwendet, weil Vereinbarungen oder Arbeitsergebnisse nicht schriftlich fixiert wurden und jeder mit seiner Interpretation eines Sachverhaltes im Projektverlauf arbeitet.

Die von vielen als lästig angesehene schriftliche Fixierung von Sachverhalten und Besprechungsergebnissen ist für eine professionelle und effiziente Arbeit unabdingbar! Aus diesem Grunde ist notwendig schon zu Beginn der Arbeit an einem Pflichtenheft die Protokollierung von Sitzungen konsequent durchzuführen.

Der Protokollant hat hier eine wichtige Aufgabe. Sie besteht in der vollständigen und wahrheitsgemäßen Aufzeichnung des Gespräches. Diese Aufgabe ist jedoch nicht immer einfach zu erfüllen. Es ist mitunter schwierig, einem Gesprächsverlauf über längere Strecken zu folgen und nur die wirklich wichtigen Stellen niederzulegen.

Um diese Aufgabe richtig zu erfüllen hilft eine Agenda die im Vorfeld der Sitzung verteilt worden ist gut weiter. (siehe Die Agenda) Sie dient den Teilnehmern der Sitzung als Fahrplan und hilft dem Protokollanten beim Protokollieren weiter. Aus diesem Fahrplan geht zudem hervor, welcher Art das Protokoll der Sitzung sein wird.

Es werden zwei Arten von Protokollen unterschieden.

Ergebnisprotokolle
Werden immer dann geschrieben, wenn Sachverhalte mit Terminen und Verantwortlichkeiten festgehalten werden sollen. Bei der Pflichtenhefterstellung werden diese Protokolle genutzt, wenn in einer Sitzung „Arbeit verteilt wird“. Diese Form der Protokollierung hat sich bei der Pflichtenhefterstellung gut bewährt.

Sitzungsprotokolle
Werden immer dann geschrieben, wenn Arbeitsergebnisse aus einer Sitzung niedergelegt werden sollen. Dies ist immer dann der Fall, wenn gemeinsam ein neues Thema erarbeitet wird. Falls diese Form der Protokollierung genutzt wird, sind diese Protokolle bei der Pflichtenhefterstellung meist die Vorstufe zur konzeptionellen Arbeit. Ein effizienterer Weg ist jedoch, Arbeitsergebnisse direkt in der Form eines Pflichtenheftes niederzulegen. Auf diese Weise wird die Übertragung der Inhalte des Sitzungsprotokolls in das Pflichtenheft gespart.

Was bringt es?
Protokolle schaffen Sicherheit und Verbindlichkeit. D. h. mit der schriftlichen Fixierung einer Sitzung werden die dort erarbeiteten Ergebnisse festgeschrieben. Diese ist insbesondere immer dann wichtig, wenn es gilt Vereinbarungen, die in einer Sitzung getroffen worden sind umzusetzen oder einfach nur nachzuhalten.

Gerade im Bereich der Softwareentwicklung können Entscheidungen der Geschäftsleitung und der Fachabteilungen grundlegenden Einfluss auf die Gestaltung des Pflichtenheftes haben. Aus diesem Grunde sind neben einem eindeutig formulierten Projektauftrag die Protokolle von Sitzungen eine wichtige Informationsquelle für die Pflichtenhefterstellung.

Zudem besteht z. B. mit einem Ergebnisprotokoll die Möglichkeit, eine definitive Zuordnung von Terminen und Verantwortlichkeiten zu Aktivitäten vorzunehmen. Diese schriftliche Festlegung hilft neben der Kontrolle der Umsetzung auch dabei, dass jeder Empfänger des Protokolls, die ihm zugeordneten Aktivitäten auch bearbeitet. Spätestens bei der nächsten Sitzung wird mit der Besprechung des Protokolls der Status seiner Aktivität abgefragt. Auf diese Weise lassen sich auch nicht so hoch motivierte Mitarbeiter zur Zusammenarbeit bewegen. Nichts ist peinlicher, als bei einer Protokollbesprechung zum wiederholten Male keinen Vollzug bei seinen Aktivitäten vermelden zu können.

Gerade bei Sitzungen, die sich ständig wiederholen trägt eine Protokollierung sehr zur Steigerung der Effizienz bei. Zum einen ist ein bereits vorliegendes Protokoll aus der letzten Sitzung eine gute Informationsquelle, um eine Agenda für die nächste Sitzung zu erstellen. Zum anderen wird die Disziplin bei einer Sitzung durch die strukturelle Vorgabe des Protokolls gut unterstützt. Die einzelnen Themen werden Punkt für Punkt durchgegangen und bearbeitet. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmer den Fortschritt der Besprechung nachvollziehen. Das schafft auch Motivation bei den Teilnehmern, weil die Gefahr abzuschweifen deutlich vermindert wird.

Im Laufe der Erstellung eines Pflichtenheftes müssen bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Leider kommt es immer wieder vor, das bei „unglücklichen“ Entscheidungen keiner der Teammitglieder Verantwortung mit übernehmen will. So kann die Situation entstehen, das der Autor des Pflichtenheftes u. U. allein da steht. Mit Hilfe einer fortlaufenden Protokollierung kann leicht nachgewiesen werden, welche Mitarbeiter mit in die Entscheidung der Pflichtenhefterstellung eingebunden gewesen sind. Auf diese Wiese wird sichergestellt, das die gemeinschaftlich getroffenen Entscheidungen auch gemeinschaftlich getragen werden.

Protokolle sind auch eine gute Möglichkeit festzustellen, wie effektiv das Team arbeitet. Anhand von Protokollen lässt sich eine Projektentwicklung gut nachvollziehen. Voraussetzung ist natürlich die kontinuierliche Protokollierung von Besprechungen. Die Effizienz bei der Erstellung eines Pflichtenheftes lässt sich z. B daraus ableiten, wie häufig gleichartige Probleme in den Protokollen immer wieder auftauchen. Dies können z. B. Probleme fachlicher Natur sein. Zudem zeigt eine Protokollierung auf, wenn bestimmte Entscheidung nicht bzw. im Laufe der Pflichtenhefterstellung immer wieder anders getroffen werden. Mit solchen Informationen bieten Protokolle gute Ansatzpunkte, die Pflichtenhefterstellung effektiver zu gestalten.