Wie wird es gemacht?
Jeder, der sich in der Situation befindet, Protokolle schreiben zu müssen, wird früher oder später darüber nachdenken, die Protokollierung während der Sitzung direkt am Laptop vorzunehmen. Der Wunsch ist es, auf diese Weise Zeit zu sparen. Die Erfahrung hat aber gezeigt, dass von dieser Form der Protokollierung nur abzuraten ist.

Die Gründe hierfür liegen einerseits im Erfassungsmedium. Die meisten Protokollanten besitzen keine ausreichenden Schreibmaschinenkenntnisse. Aus diesem Grunde ist die Geschwindigkeit der Protokollierung damit unzureichend. D. h. der Protokollant hat keine Möglichkeit, die zur Protokollierung bestimmten Informationen in der notwendigen Geschwindigkeit aufzunehmen. Dies hat gravierende Auswirkungen auf den Inhalt des Protokolls. Während der Protokollant noch mit der Textverarbeitung oder seiner Formulierung kämpft, geht das Gespräch weiter. So besteht die Gefahr, dass weitere wichtige Informationen nicht aufgenommen werden.

Andererseits wird in einem Gespräch häufig zwischen verschiedenen Themen gesprungen. Bei einem handschriftlich verfassten Protokoll können schnell Anmerkungen zu den bereits besprochenen Themen hinzugefügt werden. Bei längeren Sitzungen, bei denen sich das Protokoll über mehrere Seiten erstreckt, sucht der Protokollant in seinem Laptop zumeist sehr viel länger die richtige Stelle. Die Gefahr besteht auch hier, dass wichtige Teile des Gesprächs beim Kampf mit der Technik verpasst werden.

Der vielleicht wichtigste Grund für eine nachträgliche Protokollierung eines handschriftlich verfassten Protokolls ist, das der Protokollant die einzelnen Themen bei der Eingabe ins Laptop noch einmal Revue passieren lassen kann. Auf diese Weise hat er die Möglichkeit, nicht niedergelegte Informationen nach zu erfassen bzw. eindeutigere Formulierung für die niedergeschriebenen Sachverhalte zu finden. Es besteht so für ihn die Möglichkeit, über die Sitzung noch einmal nachzudenken.

Bei einem während einer Sitzung verfassten Protokoll mit Hilfe eines Laptops, besteht diese Möglichkeit nur zu einem sehr geringen Teil. Der Grund liegt darin, dass die Konzentration des Protokollanten bei dieser Vorgehensweise dreigeteilt ist. Neben dem Verfolgen des Gesprächsverlaufs muss er sich um sein Laptop und um die Formulierung der Sachverhalte kümmern. Die hat maßgebliche Auswirkungen auf Struktur und Inhalt des Protokolls.

Wohlmöglich soll dann das Protokoll dann auch noch direkt am Ende der Sitzung an die Teilnehmer überreicht werden. Damit ist das Protokoll nicht nur unvollständig, sondern zumeist auch noch fehlerhaft. Viele wertvolle Informationen gehen so verloren. Auch die Teilnehmer der Sitzung haben keine Zeit die Sitzung noch einmal selber innerlich durchzugehen. Als Folge werden solche Protokoll gar nicht oder nur oberflächlich gelesen. Der Sinn einer Protokollierung ist somit nicht erreicht worden.