Wie wird es gemacht?
Protokolle schreiben ist keine angeborene Begabung. Man benötigt zur effizienten Erstellung eines Protokolls Erfahrung und eine Menge Übung. Anfänger neigen dazu, Gespräche Wort für Wort mitzuschreiben. Dies mag bei Gericht sinnvoll sein, für die Pflichtenhefterstellung ist diese Form der Dokumentation eher hinderlich. Das Protokoll sollte weder aus einer Menge Prosa noch aus der Ansammlung von Stichworten bestehen. Es gilt einen Mittelweg zwischen den beiden Extremen zu finden.

Hierzu ist es hilfreich als Protokollant eine feste Struktur bei der Protokollierung der besprochenen Themen einzuhalten. Folgende Fragen müssen jedem zu protokollierenden Punkt gestellt werden:

WAS – (Thema)
Damit der protokollierte Sachverhalt im Protokoll einfach wiedergefunden werden kann, sollte jedem Sachverhalt ein Thema oder Stichwort zugeordnet werden. Die Betonung liegt hierbei auf Stichwort.

Beispiele aus einem Protokoll:

- Avisierung
- Importabwicklung
- Installation Terminalemulation
- Schnittstellen I
- Schnittstellen II

(Diese Unterteilung ist z. B. dann sinnvoll, wenn das gleiche Thema aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet wird.)

MACHT GENAU – (Beschreibung)
Zu jedem Thema oder Stichwort gehört eine ausreichende Beschreibung. Diese zunächst recht schwammig erscheinende Definition lässt sich leicht konkretisieren. Bei einer Beschreibung in einem Ergebnisprotokoll ist es wie mit einem guten Whiskey –2 Fingerbreit sind ausreichend– mehr sind zuviel. Erstreckt sich also die Beschreibung eines Themas über mehr als diese Größe, sollte das Thema aufgeteilt werden. Meist stellt sich bei genauerer Betrachtung sowieso heraus, dass eine umfangreiche Beschreibung mehrere Sachverhalte eines Themas umfasst. In diesem Fall kann das Thema mit einem zusätzlichen Stichwort oder einer Nummerierung versehen werden.

WER – (Zuständigkeit)
Für jedes Thema sollte eine Zuständigkeit definiert werden. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll um Verbindlichkeit zu schaffen. Zuständigkeiten sind allerdings nur dann sinnvoll, wenn zu dem protokollierten Thema auch weitere Aktivitäten folgen. Themen die abgeschlossen sind und deren Abschluss protokolliert wird, sollten nicht mit einer Zuständigkeit versehen werden.

Sollte mehr als eine Person für Aktivitäten eines Themas zuständig sein, kann auch dies als Hinweis dienen, das Thema auf Aktivitäten hin zu untersuchen und evtl. aufzuteilen.

BIS WANN – (Termin)
Wie bei den Zuständigkeiten gilt auch für Termine – kein Thema ohne Termin! Einzige Ausnahme bilden die abgeschlossenen Themen. Häufig kommt es in Sitzungen vor, das man Themen zwar genau bespricht, jedoch nach der Zuteilung der Verantwortlichkeit die Definition eines Termins vergisst. Sollte in einer Sitzung zu einem Thema kein Termin vereinbart sein, jedoch dort Aktivitäten folgen, so sollte die mit dem Vermerk „Termin offen“ gekennzeichnet werden.

Dieser Entrag misst auch die Effizienz der Besprechung! Sind alle Teilnehmer auf die Sitzung gründlich vorbereitet, dann dürfte es kaum offene Termine geben. Je mehr offene Termine es gibt, desto unbefriedigender war die Sitzung. Denn zur Festlegung der Termine wird mindestens ein weiteres Zusammentreffen der Teilnehmer notwendig sein. Bis dahin sind aber meist dann keine Aktivitäten gestartet worden um das Thema abzuarbeiten.