Wie
wird es gemacht?
Ein Protokoll hat
eine genau definierte Struktur. Es besteht aus einem organisatorischen
und einem inhaltlichen Teil. Der organisatorische Teil des Protokolls
ist hierbei zweigeteilt. Der erste Teil befasst sich mit der protokollierten
Sitzung. Dort werden u. a. Teilnehmer, Datum, Raum usw. definiert. Der
zweite Teil umfasst Dinge, die sich mit der Erstellung des Protokolls
und der darauffolgenden Sitzung beschäftigen. Im inhaltlichen Teil werden
die Dinge niedergelegt, die während der Sitzung besprochen worden sind.
Folgende Informationen sollten im Protokoll enthalten sein:
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| Organisatorisches 1 | |
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Teilnehmer |
Die Namen der Teilnehmer, die an der Besprechung teilgenommen haben. Damit ein einheitliches Bild nach außen geboten wird, sollte beim Protokoll darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer mit "Herr" oder "Frau" oder mit Vor- und Nachname genannt werden. Um zu vermeiden, dass sich keiner zurückgesetzt fühlt, sollten die Namen nach dem Alphabet geordnet werden. |
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Verteiler |
Hier werden die Mitarbeiter genannt, die an der Sitzung nicht teilgenommen haben, jedoch Kenntnis von den niedergelegten Ergebnissen erhalten sollen. |
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Projekt |
Bei Projektsitzungen sollte der Titel des Projektes aus jedem Protokoll ersichtlich sein. Damit kann ein Protokoll einem Projekt eindeutig zugeordnet werden. Bei der Pflichtenhefterstellung können Sie z. B. den Titel des Pflichtenheftes als Referenz benutzen. |
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Anlass |
Jede Sitzung hat einen bestimmten Anlass. Der jeweilige Anlass einer Sitzung hilft bei einer umfangreichen Protokollierung, die einzelnen Sitzungen später besser zuzuordnen. Dies ist immer dann wichtige, wenn bestimmte Entscheidungen nachgeschlagen werden müssen. Hier einige Beispiele:
- Abstimmung mit der Fachabteilung |
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Datum |
Der Tag an dem die Sitzung stattgefunden hat. |
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Zeit |
Der
Zeitraum, innerhalb dessen die Sitzung abgehalten worden ist. |
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Ort |
Der
Ort, an dem die Sitzung stattgefunden hat. |
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| Organisatorisches 2 | |
| Datum | Das Datum, an dem die nächste Sitzung stattfinden soll. |
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| Zeit | Die Uhrzeit, an dem die nächste Sitzung stattfinden soll |
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| Ort | Der Ort bzw. Raum in dem die nächste Sitzung stattfinden soll. |
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| Protokolliert von | Name desjenigen, der das Protokoll erstellt hat. |
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| Protokolliert am | Datum an dem das Protokoll geschrieben worden ist. Hiermit kann dokumentiert werden, wie zeitnah nach Ende der Sitzung die Protokollierung vorgenommen worden ist. |
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