Worum geht es?
Während der Arbeiten an einem Pflichtenheft kommen u. U. Dinge zum Vorschein, die erst zu einem späteren Zeitpunkt detailliert angesprochen werden sollten. Damit diese Punkte nicht verloren gehen, sollte während der gesamten Arbeit an dem Pflichtenheft eine Liste mit den noch offenen Punkten geführt werden.

Was bringt es?
Das Führen einer offenen-Punkte-Liste hat sich bei der Erstellung von Pflichtenheften aus verschiedenen Gesichtspunkten bewährt. Zum einen dient sie als Gedankenstütze. Während der Fertigstellung können so die noch zu klärenden Themen aufgeführt werden. Dies können z. B. Dinge sein, über die die Gruppe nicht entscheiden kann, weil dies den Entscheidungsspielraum der Beteiligten übersteigt. Es können konzeptionelle Gedanken sein, die zu einem Zeitpunkt aufgekommen sind, zu dem dieser Punkt noch nicht zu bearbeiten ist. Zum anderen hilft die offene-Punkte-Liste auch einem externen Berater, klärungsbedürftige Themen als solche zu identifizieren und zu belegen.
In der nachfolgenden Liste wird festgehalten, welche offenen Punkte es aktuell noch zum Thema des Pflichtenheftes gibt.

Beispiel einer Offenen-Punkte-Liste aus einem Pflichtenheft:

• Abwicklung Fremdgeschäfte
  Unser Mandant möchte zukünftig, um große Spitzen abfangen zu können, bestimmte Aufträge über externe Dienstleister abwickeln. Aus diesem Grunde werden Funktionalitäten benötigt, Ware direkt von den Lieferanten an den externen Dienstleister zu schicken.

• Gesamtübersicht offene Sendungen
  Zur besseren Übersicht aller bereits in Arbeit befindlichen Sendungen und aller noch auslösbaren Aufträge, soll eine Übersicht geschaffen werden, in der beide Datenquellen zusammengeführt werden.

Die Struktur der offenen Punkte zeigt, daß es eine Überschrift und eine kurze Beschreibung gibt. Diese Struktur erlaubt es, sich schnell in den offenen Punkten zurecht zu finden. Werden keine Überschriften gemacht, muss man erst den gesamten Text lesen, bis man das Richtige gefunden hat. Sollte die offene-Punkte-Liste nur aus Überschriften bestehen, fällt es u. U. schwer, nach einer gewissen Zeit den Gesamtumfang bzw. den Inhalt eines offenen Punktes zu erkennen. Aus diesem Grunde sollte eine offene-Punkte-Liste immer aus beiden Elementen bestehen. Nutzen Sie zur besseren visuellen Abgrenzung der einzelnen Überschriften Aufzählungszeichen.

Nutzen Sie hier nicht die Gliederungsfunktion Ihrer Textverarbeitung! Es kann sonst der Fall auftreten, daß die Auflistung der offenen Punkte einen wesentlichen Teil des Inhaltsverzeichnisses einnimmt. Damit ist die Übersichtlichkeit des Inhaltsverzeichnisses gefährdet.

Die Beispiele spiegeln zwei Extreme wider. Der erste offene Punkt ist vom Arbeitsumfang her wesentlich umfangreicher als der zweite Punkt. Damit soll verdeutlicht werden, daß offene Punkte nicht einem bestimmten Detaillierungsgrad zugeordnet sein müssen. Schreiben Sie einfach alles auf, was im Laufe der Arbeit an dem Pflichtenheft beachtet werden muss. Ist ein Punkt erledigt, so kann er aus der Liste gelöscht werden. Nutzen Sie dazu während der Arbeit am Pflichtenheft die Änderungsverfolgung Ihrer Textverarbeitung. (Siehe hierzu auch das Kapitel "Änderungen verfolgen")