Worum geht es?
Die Erstellung eines Pflichtenheftes erfolgt immer in einem bestimmten Rahmen. Dies kann zum einen ein Projekt sein, bei dem das Pflichtenheft Teil einer umfassenderen Aufgabe ist. Zum anderem kann die Erstellung auch ein eigenes Projekt sein. Unabhängig von der Einbettung der Pflichtenhefterstellung in einen organisatorischen Rahmen, sollte der Autor des Pflichtenheftes seine Arbeit wie ein Projekt organisieren. Dies hat den Vorteil das ihm alle Mechanismen des Projektmanagements zur Verfügung stehen.

Der Auftraggeber initiiert die Erstellung des Pflichtenheftes und stellt die notwendigen Mittel für die Umsetzung bereit. Der Autor des Pflichtenheftes ist in diesem Fall wie ein Projektleiter anzusehen. Er übernimmt die Rolle des Gesamtverantwortlichen. Beide Seiten haben während der Erstellung des Pflichtenheftes bestimmte Aufgaben und Erwartungen. Diese gilt es zu dokumentieren und fest zu schreiben. In der Projektarbeit wird dies mit Hilfe eines Projektauftrags getan. Bei der Pflichtenhefterstellung ist ein ähnliches Konstrukt hilfreich. Um eine Abgrenzung zu dem bereits belegten Begriff des Projektauftrages herbeizuführen, wird nachfolgend der Begriff Auftrag benutzt.

Der Auftrag ist eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Autor des Pflichtenheftes. Dort werden die Rahmenbedingungen definiert, unter denen das Pflichtenheft erstellt werden soll. Der Auftraggeber definiert seine Anforderungen an Inhalt des Pflichtenheftes. Der Autor definiert seine Anforderungen, damit er das Pflichtenheft erfolgreich erstellen kann.

Der Auftrag dient für beide Seiten auch als Meßlatte für die erfolgreiche Erstellung des Pflichtenheftes. Allein die Fertigstellung des Pflichtenheftes innerhalb eines definierten Zeitraumes ist kein Indiz für die erfolgreiche Fertigstellung. Das Pflichtenheft ist erst dann fertig, wenn alle Ziele erreicht worden sind. Neben rein zeitlichen Aspekten kommen hier monetäre und funktionale Aspekte hinzu. Aus diesem Grunde müssen alle Kriterien, die an das Pflichtenheft bzw. dessen Erstellung gestellt werden, Teil des Auftrages sein.

Häufig kommt es vor, dass der Auftraggeber nicht von selbst auf die Idee kommt, für die Erstellung eines Pflichtenheftes einen Auftrag zu definieren. In solch einem Fall sollte der Autor auf den Auftraggeber zukommen. Es kann allerdings passieren, dass der Auftraggeber mit Unverständnis reagiert. Es können Aussagen kommen, wie: "Wir haben doch alles besprochen, wozu noch einmal alles aufschreiben?" oder "Machen Sie doch nicht gleich alles so kompliziert!" Dies sind ganz natürliche Reaktionen aus Firmen, in denen sich eine projektorientierte Vorgehensweise noch nicht in aller Konsequenz durchgesetzt hat.

In Situationen wie dieser muss dann Überzeugungsarbeit geleistet werden. Am einfachsten ist es, den Entwurf des Auftrages vorzubereiten. Dies hat zwei Vorteile. Zum einen hat der Autor des Pflichtenheftes so die Möglichkeit, seine Sicht der Dinge zu formulieren. Zum anderen spart sich der Auftraggeber die Mühe, selbst einen Auftrag zu schreiben. Externe Berater sollten jedes Ihrer Pflichtenhefte über einen Auftrag absichern. Nur so kann gewährleistet werden, dass die zu leistende Arbeit unter einem gemeinsamen Verständnis erfolgt. Bevor mit der Arbeit an dem Pflichtenheft begonnen wird, sollte der ausgearbeitete und unterschriebene Auftrag vorliegen.

Was bringt es?
Der Auftrag schafft Sicherheit auf beiden Seiten. Dem Auftraggeber ist es auf diese Weise möglich, alles das was er von dem Pflichtenheft wünscht, als Teil des Auftrages zu definieren. So ist schon vor Beginn der Arbeit klar festgelegt, was von dem Autor erwartet wird. Probleme mit Nachforderungen oder Unzufriedenheit nach oder während der Erstellung des Pflichtenheftes sollten so fast ausgeschlossen sein.

Jeder der im Bereich der Softwareentwicklung tätig ist, kennt die Forderungen seiner Auftraggeber. Alles soll möglichst heute noch fertig werden. Es darf nichts kosten und wenn möglich soll alles ohne Mitarbeiter erledigt werden. Der Autor eines Pflichtenheftes hat mit Hilfe des Auftrages die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen abzustecken, die als Voraussetzung für einen möglichst reibungslosen Verlauf aus seiner Sicht notwendig sind.

Dem Autor eines Pflichtenheftes dient der Auftrag als Leitlinie während der gesamten Zeit der Pflichtenhefterstellung. Anhand des Auftrages kann der Autor zu jeder Zeit überprüfen, ob die vereinbarten Ziele erreicht werden. Während seiner Arbeit können immer wieder Situationen auftreten, welche größere Änderungen zur Folge haben. Diese Änderungen beziehen sich zumeist auf den ehemals festgelegten Leistungsumfang. Davon ist dann zumeist auch der Fertigstellungstermin betroffen.

In letzter Konsequenz gibt es Veränderungen zu dem ursprünglichen formulierten Auftrag. In solch einer Situation muss genau die Verhältnismäßigkeit geprüft werden. Der Auftrag soll keinen zusätzlichen administrativen Overhead schaffen oder Verwaltung als Selbstzweck betreiben. Ziel des Auftrages ist es, Sicherheit zwischen den beiden Partnern schaffen. Immer dann, wenn diese Sicherheit nicht mehr gegeben ist, sollte der Auftrag geändert werden. Darunter fällt jedoch nicht jede Kleinigkeit.