Wie wird es gemacht?
Der Auftrag zur Erstellung eines Pflichtenheftes beginnt mit einem organisatorischen Teil. Wie bei anderen Arten von Verträgen wird zu Beginn der Gegenstand des Vertrages und die Vertragspartner genannt. Der Titel des Pflichtenheftes ist die Arbeitsbezeichnung unter der die gesamte Pflichtenhefterstellung durchgeführt wird. Er sollte den Gegenstand des Pflichtenheftes möglichst genau wiedergeben. Hierbei sollte der Titel nicht zu lang sein.

Beispiele:

• Neue Wareneingangssteuerung
• Das Kundenbindungsprogramm
• Spesenabrechung für den Außendienst
• Automatische Rechnungsprüfung

Neben dem Titel ist es sinnvoll für das Pflichtenheft ein Kürzel zu vergeben. Das Kürzel kann während der gesamten Arbeit am Pflichtenheft helfen, Dokumente, Verzeichnisse und andere mit dem Pflichtenheft im Zusammenhang stehende Informationen zu Kennzeichnen. Vielfach ist der Tilen des Pflichtenheftes zu lang um z. B. einen Aktenordner zu beschriften hier hilft ein Kürzel weiter.

Neben dem Gegenstand des Pflichtenheftes müssen unbedingt die beiden Partner im Auftrag genannt werden. Durch die Definition von Auftraggeber und Autor sind die Ansprechpartner für beide Seiten definiert. Gerade, wenn ein Pflichtenheft durch einen externen Berater erstellt wird, können auf diese Weise die Zuständigkeiten genau bestimmt werden. Doch auch bei intern vergebenen Pflichtenheften ist die Nennung von Auftraggeber und Autor unabdingbar.

Neben den beiden Partnern sind bei vielen Pflichtenheften zusätzliche Ressourcen notwendig. Dies immer dann der Fall, wenn der Auftraggeber selbst überhaupt nicht oder nur zum Teil an der Erstellung des Pflichtenheftes mitarbeiten kann. Als Team werden dann entweder eigene Mitarbeiter oder externe Berater benannt. In beiden Fällen ist die Festlegung des Teams, das bei der Erstellung des Pflichtenheftes mitarbeiten soll ein notwendiger Bestandteil des Auftrages. Nur auf diese Weise wird sichergestellt, dass zusätzlich benötige Ressourcen auch zur Verfügung stehen.