Wie wird es gemacht?
Dieser Punkt ist für den Autor eines Pflichtenheftes besonders wichtig. Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie mit den kritischen Erfolgsfaktoren umgegangen wird. Der Autor des Pflichtenheftes hat die Aufgabe, alle aus seiner Sicht erfolgskritischen Faktoren aufzuzählen. Auf diese Weise kann der Auftraggeber helfen, evtl. auftretende Probleme zu überwinden. Der Autor kann zudem diese Dinge -falls nötig- beim Auftraggeber einfordern. Dieser Punkt bietet die Möglichkeit, Risikomanagement bereits im Vorfeld zu betreiben.

Anders als bei den Punkten Aufgabenstellung und Zielsetzung haben sich bei der Pflichtenhefterstellung einige kritische Erfolgsfaktoren herauskristallisiert, die fast immer berücksichtigt werden können.

Beispiele:

	termingerechte und ausreichende Mitarbeit der Fachabteilungen
	Dieser Punkt ist der Hauptgrund, warum die Erwartungen an ein Pflichtenheft häufig nicht erfüllt werden. Teammitglieder, die sich aus Mitarbeitern der Fachabteilungen zusammensetzen sind vielfach mit der zusätzlichen Arbeit an dem Pflichtenheft überlastet. Dies ist immer dann der Fall, wenn diese Arbeit neben dem eigentlichen Tagesgeschäft auf diese Mitarbeiter zukommt. Der Auftraggeber soll hier helfen, dass die benötigten Mitarbeiter entsprechend freigestellt werden.
	ausreichende Ausstattung mit Arbeitsmitteln
	Während der Arbeit an einem Pflichtenheft werden permanent bestimmte Arbeitsmittel benötigt. Das fängt mit Besprechungsräumen an und hört mit einem Flipchart auf. Alle diese "Kleinigkeiten" können Terminverzögerungen mit sich bringen. So werden z. B. gemeinsame Besprechungen angesetzt und es ist kein Raum frei. Abläufe sollen der Fachabteilung präsentiert werden, jedoch fehlt leider der Projektor. Mit Hilfe des Auftrages wird sichergestellt, das der Autor Zugriff auf alle notwendigen Arbeitsmittel hat, bzw. das der Auftraggeber die Bereitstellung dieser Mittel sicherstellt.
	Entscheidungen über Änderungen relevanter Geschäftsabläufe werden nur in Abstimmung mit dem Autor des Pflichtenheftes getroffen
	Häufig kommt es vor, dass während der Arbeit an einen Pflichtenheft, bestimmte bereits fertiggestellt Abläufe in ihrer Darstellung nicht den gewünschten Anforderungen entsprechen. In diesen Fällen stellt sich meist heraus, dass parallel zur Arbeit am Pflichtenheft betroffene Geschäftsabläufe geändert wurden. Eine solche Situation kann im Einzelfall zur kompletten Neukonzeption des Pflichtenheftes führen. Aus diesem Grunde sollten alle Entscheidungen, die Geschäftsabläufe des Pflichtenheftes betreffen, nur in Abstimmung mit dem Autor des Pflichtenheftes getroffen werden. Nur auf diese Wiese wird sichergestellt, dass die im Pflichtenheft geleistete Arbeit die zukünftig gewünschte Situation korrekt darstellt.

Dies ist nur eine kleine Anzahl von Punkten, die als kritische Erfolgsfaktoren maßgeblichen Einfluss auf die Pflichtenhefterstellung nehmen können. Der Autor muss für seine Arbeit diese Liste um die Punkte erweitern, die seine spezielle Situation betreffen. Neben Erfahrungswerten aus früheren Kontakten mit dem Auftraggeber, hilft auch ein Gespräch mit der Fachabteilung.