Worum geht es?
Die Erstellung von Software in Form eines Pflichtenheftes kann in verschiedenen Bereichen auf der Basis von vertraulichen Informationen erfolgen. Gerade in der Medizin oder der Entwicklung kann Software u. U. nur mit Informationen erstellt werden, die nicht jedermann frei zugänglich sein sollen. Dies gilt in machen Fällen auch für nicht betroffene Mitarbeiter im eigenen Unternehmen. Die Weitergabe oder das offene Herumliegen von Pflichtenheften bzw. Teilen davon kann dann in diesen Fällen zu Problemen mit dem Datenschutz bzw. rechtliche Probleme mit sich bringen.

Für die Sicherung von Unterlagen in Form von Daten bzw. Dateien vorliegen gibt es bereits viele gute Lösungen. Hier wird auf die entsprechenden Anbieter von Zugangs- bzw. Verschlüsselungssoftware verwiesen. Es stellt sich jedoch die Frage, wie Unterlagen, die in ausgedruckter Form vorliegen, zuverlässig geschützt werden können.

Dafür gibt es einen einfachen aber wirkungsvollen Mechanismus. Dabei wird jeder der betreffenden Mitarbeiter per Arbeitsanweisung dazu verpflichtet, diese Unterlagen unter Verschluss zu halten. Jedes Blatt der betreffenden Ausarbeitung wird dann beim Ausdruck deutlich mit dem Namen des Empfängers gekennzeichnet.

Diese Möglichkeit kann nicht nur dazu genutzt werden, Pflichtenhefte, sondern auch Umsatzberichte u. ä. brisante Unterlagen vor einem allzu sorglosen Umgang im oder außerhalb des Unternehmens zu schützen. Hierbei sollte die Kennzeichnung nicht zu klein bzw. zu schwach vorgenommen werden.

Was bringt es?
Mit dieser Kennzeichnung des Empfängers auf den Unterlagen können z. B. herumfliegende einzelne Seiten direkt dem jeweiligen Empfänger zugeordnet werden. Fotokopierte Seiten sind damit auch jederzeit dem Empfänger der Unterlagen zuzuordnen.

Jeder Mitarbeiter, der mit Unterlagen in dieser Form arbeiten muss, wird dann sehr genau darauf achten, daß diese Unterlage sorgfältig vor öffentlichem Zugriff geschützt sind. Sicher gibt auch diese Form des Dokumentenmanagements keine absolute Sicherheit. Wir haben jedoch mit dieser Vorgehensweise gute Erfahrungen gemacht. Zudem ist das Handling einfach und verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Seite
Wie wird es gemacht ?
Für die Kennzeichnung jeder Seite eines Dokumentes wird in die Kopfzeile des Dokumentes ein Textfeld eingefügt. Es gibt wie ein Wasserzeichen auf jeder Seite Informationen aus.

Beispiel:

Das obige Beispiel zeigt das Deckblatt dieser Ausarbeitung und ein leeres Blatt mit dem Namen des Empfängers.

Folgende Arbeitsschritte sind unter WinWord auszuführen, um diesen Effekt zu erhalten:

*Menü Einfügen
Textfeld
*Menü Reihenfolge (rechte Maustaste auf Textfeld)
Hinter den Text bringen
*Menü Eigenschaften Textfeld (rechte Maustaste auf Textfeld)
Farbe: kein Füllbereich
Linie: keine Linie
*Menü Format Zeichen (Absatzmarke im Textfeld markieren)
Farbe: Grau (25%) oder heller
*Menü Extras-Textrichtung
Hochkant
*Textfeld über die ganze Seite vergrößern
*Schriftgrad im Textfeld auf die gewünschte Größe bringen (z. B. 100 Punkte)
*Textfeld ausschneiden und in die Kopfzeile kopieren

Danach über die Serienbrieffunktion das Feld mit dem Namen oder der Personalnummer des Mitarbeiters in das Textfeld einfügen. Dann den Seriendruck starten. Fertig!

Verschiedene Laserdrucker können beim Ausdruck keine Farben in Graustufen umsetzen. Aus diesem Grunde kann der Fall auftreten, daß die graue Schrift tiefschwarz auf der Seite ausgedruckt wird. Hier hilft nur der Ausdruck über einen Tintenstrahldrucker.